CONTROLLO DI GESTIONE
A cosa serve
Il controllo di gestione è un processo formale che permette, attraverso delle procedure di classificazione dei costi e dei ricavi, di:
- fornire informazioni utili alle decisioni del management e di migliorare la performance
- effettuare una riduzione dei costi individuando l’alternativa più conveniente
- definire il livello ottimale dei prezzi di vendita dei prodotti e servizi
- monitorare le singole aree di gestione aziendale e i KPI
- calcolare il margine di contribuzione, il Break Even Point e il fatturato di pareggio
- definire gli obiettivi di breve, medio e lungo periodo attraverso il budget
- verificare il raggiungimento degli obiettivi prefissati con il reporting
- intervenire tempestivamente sulle criticità
Micro E PMI
Per le piccole imprese il Controllo di gestione può essere suddiviso in due fasi distinte:
1. CONSUNTIVA o DI BREVE PERIODO
Analisi della struttura dei costi e dei ricavi aziendali che permette di ottenere informazioni molto utili per capire le aree in cui necessita un intervento. Alcuni esempi:
- individuazione dei prodotti più convenienti
- decisioni di “make or buy”, ovvero: la scelta tra produrre in proprio o acquistare da altri produttori
- valutazione delle possibilità di sopportare riduzioni di prezzo per contrastare i competitor
- determinazione del prezzo minimo accettabile, per quantitativi addizionali
- campagne promozionali
- verifica delle criticità
2. PREVISIONALE
È la base per realizzare la strategia desiderata utilizzando il budget e/o il piano industriale:
- inserimento di nuovi prodotti e loro valutazione
- investimento in nuove linee produttive
- impostazione e definizione del “pricing”
- investimenti per migliorare i processi
- redazione del piano industriale
Come implementarlo
1. Utilizzo della contabilità analitica
Per realizzare un efficiente sistema di controllo di gestione dobbiamo affiancare alla contabilità generale quella analitica.
Tabella 1 Confronto Contabilità generale e analitica
| Contabilità generale | Contabilità analitica | |
|---|---|---|
| A cosa serve | Tenuta della contabilità e redazione del bilancio di esercizio | Analisi della gestione aziendale e base dati per il controllo di gestione |
| Criterio di rilevazione | I costi e i ricavi sono rilevati per natura, ad esempio costo del personale o ricavi da consulenze | I costi e i ricavi sono rilevati per destinazione ovvero classificati sulla base del loro utilizzo (ad esempio il costo del materiale viene imputato ai singoli prodotti) |
| Momento della rilevazione | Il costo o il ricavo è rilevato a seguito di una manifestazione numeraria o finanziaria | Il costo o il ricavo viene rilevato quando lo stesso partecipa al processo produttivo |
| Tecnica | Si basa sulla partita doppia che richiede la massima precisione delle rilevazioni | Non necessita di una tecnica particolare |
| Finalità | Informazione a disposizione dei soggetti esterni all’azienda: azionisti, creditori, banche, fisco ecc. | Fornisce risultati ai soggetti che lavorano all’interno dell’azienda che sono responsabili delle decisioni da prendere e della gestione. |
| Tempistiche di aggiornamento dei dati | La rilevazione dei dati segue le norme fiscali e/o speciali (Codice della crisi) e la redazione del bilancio | Al fine di permettere un’analisi della gestione i dati devono essere costantemente aggiornati |
| Periodo riferimento | Fornisce informazioni solo sul passato | Fornisce informazioni sia sul passato che sul futuro |
Grazie alla classificazione per destinazione, la contabilità analitica consente di rilevare l’assorbimento di risorse da parte di ciascun prodotto/unità organizzativa e di misurarne il costo.
Il nuovo art. 2086 c.c., che ha introdotto la tenuta degli adeguati assetti organizzativi, ha avuto un impatto sia sulla tenuta della contabilità generale, stabilendo un aggiornamento almeno ogni trimestre, sia su quella analitica che diventa un aspetto imprescindibile per l’azienda essendo il controllo di gestione considerato uno degli aspetti più importanti per l’adeguamento degli assetti.
Procedura operativa di contabilità analitica
Nel gestionale della Cloud Finance la creazione di una contabilità analitica viene effettuata direttamente dalla sezione dedicata a quella generale (contabilità) non essendo prevista una separazione netta.
Accedendo a questa sezione effettuerò come prima cosa le rilevazioni ai fini della contabilità generale per la redazione del bilancio di esercizio e la gestione fiscale e poi per quella analitica. Questo è possibile grazie agli strumenti di IA che permettono una automazione massima delle rilevazioni contabili.
2. Classificazione dei costi
Nella contabilità analitica i costi sono classificati in:
| Costi variabili | Costi fissi |
|---|---|
| L’entità varia proporzionalmente al variare dei volumi di produzione e di vendita. Ad esempio: Consumo materie prime, calcolato con la formula seguente: rimanenze iniziali + acquisti – rimanenze finali Manodopera diretta Energia/gas se intesi come la forza motrice perché i macchinari consumano in proporzione diretta alle quantità prodotte Lavorazioni esterne Provvigioni passive Spese di trasporto Carburante Manutenzioni straordinaria Manodopera: se è individuabile una quantità costante di impiego di manodopera per unità di prodotto per incrementi di attività se esiste la possibilità di utilizzare ore di straordinario Imposte sul reddito | Sono le voci di costo la cui entità non varia al variare del volume della produzione essendo legati a fattori produttivi strutturali. Ad esempio: Ammortamenti Manodopera indiretta industriale Energia/gas, intesi come costo generale Riscaldamento, Acqua, Telefono Scarti e perdite di materiali Manutenzioni ordinarie Materiali per manutenzioni Consulenze esterne Infrastruttura informatica Pubblicità e marketing Personale Pulizie Spese varie Affitti Stipendi amministrativi Spese generali (postali, telefoniche) Canoni leasing Imposte non sul reddito |
| Costi diretti Costi riferiti in modo specifico a un dato oggetto di costo (ad esempio un prodotto o servizio) e perfettamente misurabili nel calcolo del costo di produzione. Sono prevalentemente un costo variabile speciale. Esempio: materie prime, risorse umane impiegate direttamente nella produzione di quel prodotto, costi di pubblicità riferiti ad un prodotto/servizio specifico, ammortamenti di attrezzature dedicate ecc. | Costi indiretti Costi sostenuti per l’utilizzo di risorse riferibili contemporaneamente a più oggetti di costo. Sono prevalentemente un costo fisso comune oppure costi speciali che non si ritiene opportuno o conveniente imputare direttamente. Esempio: reparti, linee di prodotto, costi di amministrazione, spese commerciali generali, di rappresentanza, oneri finanziari, spese bancarie, ammortamenti di immobili, impianti, macchinari, costi di illuminazione, riscaldamento, telefono, sorveglianza, pulizia, canoni di locazione ecc. |
| Costi Speciali Sono costi per i quali si può determinare con precisione la quantità di fattore produttivo consumata poiché utilizzato esclusivamente per la realizzazione di quel prodotto/servizio e pertanto imputabili allo stesso oppure è utilizzato per più produzioni ma è comunque possibile misurare in modo oggettivo quanto fattore produttivo è stato impiegato per realizzarlo. Esempio: manodopera diretta che lavora solo su un certo prodotto/servizio. | Costi comuni Sono costi per i quali non è possibile calcolare con precisione la quantità di fattore produttivo impiegata per ottenere quel bene/servizio poiché riferita a più produzioni. Esempio: Servizio di pulizia, Illuminazione. |
3. Configurazione dei costi e dei ricavi
Centro di responsabilità
Sono unità organizzative caratterizzate: dalla tipologia di attività, dai risultati perseguiti e dai risultati ottenuti.
Si dividono in:
| Centri di responsabilità | Risultati | Fattori utilizzabili |
|---|---|---|
| Centri di ricavo | Analisi del fatturato e/o dei singoli prodotti servizi Aumento dei ricavi | Volume delle vendite Prezzo di vendita |
| Centri di costo | Analisi andamento dei costi di gestione Minimizzazione costi | Allocazione fattori produttivi Prezzo di acquisto |
| Centri di profitto | Calcolo del margine di contribuzione Massimizzazione del reddito operativo | Ricavi e costi operativi |
| Centri di investimento | Massimizzazione del Capitale investito | Ricavi e costi operativi Costo del capitale |
Centri di ricavo
Sono definiti come centri di responsabilità il cui responsabile deve analizzare, ottimizzare e massimizzare i ricavi. I risultati sono misurabili in termini quantitativo-monetari e fisici e sono individuati in funzione della quantità dei beni e servizi venduti.
Sono utilizzati in particolare per l’area commerciale: un ufficio vendita, una zona o un canale di vendita o anche una categoria di prodotti/servizi. Nel gestionale della Cloud Finance i centri di ricavo sono prettamente utilizzati come analytic per analizzare il fatturato e misurare la performance della gestione aziendale. A tal fine, nel manuale d’uso si consiglia di effettuare una suddivisione in prodotti/servizi o negli elementi che caratterizzano meglio la composizione del fatturato aziendale e che permettono una sua analisi immediata. Questi elementi sono definiti come categorie di ricavi. Posso creare più centri di ricavo completamente differenti tra loro: ad esempio, dei centri che analizzano i singoli prodotti/servizi, altri centri che utilizzano dei raggruppamenti differenti come: area commerciale, area geografica di vendita ecc.
Centro di costo
Il Centro di Costo è una categoria contabile nella quale vengono aggregate alcune tipologie di costi. Tale analisi consente di razionalizzare e rilevare i costi aziendali e di valutarne l’impatto sulla produzione di beni e di servizi. In particolare, i centri di costo sono unità organizzative dell’azienda che:
- svolgono operazioni omogenee
- utilizzano fattori produttivi con le medesime caratteristiche
- gli si attribuiscono le spese direttamente originate e quelle indirette dei centri di consumo
Facciamo alcuni esempi pratici.
Il processo produttivo di un’azienda può essere suddiviso in aree o reparti: reparto produzione, reparto commerciale, reparto amministrazione, area pubblicità e marketing, un gruppo di macchine o anche una sola ecc. Tali reparti che generano costi che vengono definiti centri di costo al fine di comprendere quanto incidano sul fatturato.
In un’azienda di costruzioni, il centro di costo è il cantiere mentre il centro generale è rappresentato dalle spese fisse e da quelle della sede dell’azienda.
In un albergo i centri di costo possono essere le camere, la reception, il servizio lavanderia, la palestra, la piscina e le attività ludiche e di intrattenimento se presenti nell’offerta.
In tal modo, la contabilità per centri di costo fornisce importanti indicazioni per stabilire i prezzi di vendita dei prodotti e/o dei servizi e per tenere sotto controllo l’andamento economico dell’azienda attraverso un effettivo riscontro su cosa sta realmente succedendo in azienda.
Centri di profitto
Sono centri di responsabilità il cui titolare deve mirare ad ottimizzare il risultato economico di un oggetto o di una particolare “combinazione produttiva”: business, categoria di prodotti, cliente, stabilimento ecc. A tali centri vengono attribuiti sia ricavi che costi e nel gestionale sono utilizzati per il calcolo del margine di contribuzione.
4. Modalità di determinazione dei costi
Direct costing: si basa sulla distinzione tra costi variabili e fissi.
Rileva e considera solo i costi variabili. I costi fissi sono considerati costi di struttura, cioè costi sostenuti per produrre e non attribuibili ad un prodotto.
Vantaggi: consente di avere una visione più precisa della redditività dei prodotti, poiché tiene conto solo dei costi direttamente imputabili al prodotto e può essere utilizzato per prendere decisioni importanti, come ad esempio l’eliminazione di un prodotto poco redditizio, poiché consente di individuare chiaramente il costo di produzione di ogni prodotto.
Svantaggi: non tiene conto dei costi fissi, che possono essere molto significativi per alcune aziende. Inoltre, il Direct Costing non è accettato come metodo di valutazione dei costi ai fini fiscali e contabili in alcuni paesi, come ad esempio gli Stati Uniti.
Full costing: si basa sulla distinzione tra costi diretti e indiretti.
Considera il costo totale di produzione formato dai costi variabili e dai costi fissi. Il ricavo di vendita deve garantire l’assorbimento sia dei costi variabili sia della quota dei costi fissi (comuni) imputata.
Vantaggi: con l’inclusione anche dei costi fissi riferiti al prodotto/servizio posso determinare l’utile o la perdita complessiva.
Svantaggi: non è sempre facile determinare o ripartire i costi fissi per il singolo prodotto/servizio con possibilità di generare errori di valutazione.
Esempio riferito ad un singolo prodotto/servizio dell’azienda.
| DIRECT COSTING | FULL COSTING |
|---|---|
| Vendite nette Prodotto 1 | Vendite nette Prodotto 1 |
| Totale ricavi Prodotto 1 | Totale ricavi Prodotto 1 |
| Costi variabili Prodotto 1 | Costi variabili Prodotto 1 |
| Totale Costi variabili Prodotto 1 | Totale Costi variabili |
| Margine di contribuzione | Margine di contribuzione |
| Costi fissi Prodotto 1 | |
| Totale Costi Fissi Prodotto 1 | |
| Reddito operativo |